Які слова, фрази або формулювання в листі до ділового партнера можуть поховати всі ваші спроби налагодити співпрацю?
Які слова, фрази або формулювання в листі до ділового партнера можуть поховати всі ваші спроби налагодити співпрацю?
Ділове листування - дама примхлива і вимоглива. Ви можете спілкуватися зі своїми партнерами за допомогою електронної пошти або відправляти офіційні листи з логотипом компанії в красивих конвертах на папері корпоративного кольору, але всього кілька нюансів можуть погубити всі ваші старання налагодити комунікацію з потрібними вам людьми.
Табу №1
Починати лист зі слів: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that і подібних. Як би не хотілося вам повідомити спочатку про проблему, не варто цього робити відразу після привітання, інакше ваш «Dear Mr. Smith» може банально перестати переглядати листи від вашої компанії, незважаючи на всю стриманість справжнього англійського джентльмена.
Табу № 2
Використовувати прощання «Best wishes / Best regards» в листі до незнайомих або малознайомих людей. Навіть якщо ви щосереди відправляєте лист якомусь Mr. Freeman, це не робить вищевказаного Mr. Freeman вашим близьким другом. Краще закінчувати лист нейтральним Yours faithfully (якщо не знаєте, як звуть одержувача) або Yours sincerely (якщо ім'я одержувача Вам відомо).
Табу № 3
Використовувати скорочення. Милі фрази, які економлять час і додають теплоти вашому посланню, краще використовувати в дружній неформальній листуванні.
Наведемо приклади таких фраз:
- CU = Побачимося
- tkx/TX = Дякую
- RUOK? = Ты в порядку?
- FYI = До відомості
Забудьте про них, коли складаєте діловий лист. Винятками можуть бути скорочення для електронного ділового листа, як наприклад:
- IOW - In Other Words - іншими словами
- IWBNIIt - Would Be Nice If - добре було б
- NRN - No Reply Needed - відповідь необов'язковий
- OS - Operating system - операційна система
- OTL - Over The Line - понад покладений
Але перш слід переконатися, що одержувач добре орієнтується серед усього розмаїття скорочень. Наявність смайлів в діловому листі - не обговорюється. Просто подумайте, поставилися б ви серйозно до ділового партнера, який прикрасив би своє послання такими витівками: :-O :-( :-<:-/ ?
Табу № 4
Забути попередити одержувача про додані файли (в електронному листуванні). У паперовому варіанті ділового листа, як правило, також прийнято об'ємні документи супроводжувати короткою інформацією про їх зміст. Якщо ж відправляєте лист електронною поштою і не акцентуєте увагу на те, що до листа додаються документи, існує ймовірність, що одержувач їх не відкриє. Корисні фрази:
- We enclose / are enclosing
- We are sending you ... under separate cover
- Please enclose ... with your reply
- Enclosed you will find a copy of the contract...
Табу № 5
Писати ні про що, лити воду. Стислість в діловому світі - це не тільки сестра таланту, але і краща подруга ефективної співпраці. Якщо одержувач з перших рядків не зацікавиться вашим листом - він навряд чи буде обтяжувати себе складанням відповіді або розгляданням вашого ділового пропозиції. Якщо ж ви є діловими партнерами, то розлогі послання можуть бути сприйняті як неповагу до одержувача - адже ви байдуже ставитеся в одного з найцінніших ресурсів світу бізнесу - часу. Так чи варто підтримувати з вами ділові зв'язки?
Бажаємо ефективної та насиченої ділової переписки!