5 главных табу деловой переписки на английском языке

Какие слова, фразы или формулировки в письме к деловому партнеру могут похоронить все ваши попытки наладить сотрудничество?

Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми. 

Табу №1

Начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных. Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш «Dear Mr. Smith» может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.

Табу № 2

Использовать прощание «Best wishes / Best regards» в письме к незнакомым или малознакомым людям. Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman, это не делаем вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом. Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).

Табу № 3

Использовать сокращения. Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке. 

Приведем примеры таких фраз:

• CU = Увидимся
• tkx/TX = спасибо
• RUOK? = Ты в порядке?
• FYI = для сведения 

Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма, как например:

• IOW - In Other Words - иными словами
• IWBNIIt - Would Be Nice If - хорошо бы
• NRN - No Reply Needed - ответ необязателен
• OS - Operating system - операционная система
• OTL - Over The Line - сверх положенного

Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений. Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O :-( :-<:-/ ?

Табу № 4 

Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке). В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать короткой информацией об их содержании. Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю. Полезные фразы:

• We enclose / are enclosing
• We are sending you ... under separate cover
• Please enclose ... with your reply
• Enclosed you will find a copy of the contract...

Табу № 5

Писать пространно и ни о чем. Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения. Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь в одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?

Желаем эффективной и насыщенной деловой переписки!